Whistleblower Policy

Applicabilità

A chi si applica questa politica?

Questa politica si applica ai segnalanti. I segnalanti sono persone che segnalano violazioni di cui sono venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.

Questo include, ma non si limita a:
– Dipendenti attuali e precedenti
– Lavoratori autonomi
– Azionisti
– Membri del corpo direttivo o di sorveglianza della nostra azienda, inclusi membri non esecutivi
– Volontari, tirocinanti retribuiti o non retribuiti, clienti
– Persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione dei nostri partner in joint venture, appaltatori, subappaltatori e fornitori

Questa politica si applica anche ai segnalanti il cui rapporto di lavoro deve ancora iniziare, nei casi in cui le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di reclutamento o altre negoziazioni precontrattuali. La protezione sotto questa politica è fornita anche alle persone che assistono i segnalanti nel processo di segnalazione (facilitatori), terzi collegati al segnalante (colleghi o parenti) che potrebbero subire ritorsioni in un contesto lavorativo, e entità legali con cui il segnalante ha un legame lavorativo.

Cosa segnalare?

Il canale di segnalazione interno è destinato a segnalazioni in cui il segnalante ha almeno un ragionevole sospetto su violazioni effettive o potenziali, che sono avvenute, sono attualmente in corso, o sono molto probabili, e sui tentativi di occultare tali violazioni.

Una violazione può includere, ma non si limita a:

– Corruzione o concussione
– Frode, riciclaggio di denaro, furto o uso improprio dei beni o fondi aziendali
– Conflitti di interesse non dichiarati o mal gestiti
– Comportamenti anticoncorrenziali
– Insider trading o abuso di mercato
– Violazioni delle sanzioni
– Irregolarità finanziarie
– Violazioni della privacy dei dati
– Gravi negligenze, bullismo, discriminazione illegale, molestie sessuali o sul posto di lavoro
– Sprechi o cattiva gestione gravi
– Pratiche di lavoro non sicure e altre importanti preoccupazioni sulla sicurezza o la salute
– Schiavitù moderna e violazioni dei diritti umani
– Gravi danni all’ambiente
– Ritorsioni contro un segnalante o altra persona protetta sotto questa politica
– Qualsiasi altra condotta non etica, in violazione delle politiche o procedure aziendali, o illegale

Come segnalare?

Canali di segnalazione:

– Piattaforma web aziendale “Trusty”
– Incontri di persona con il personale autorizzato
– Segnalazioni esterne alle autorità competenti

Contenuto delle segnalazioni:

Una segnalazione dovrebbe includere quante più informazioni possibili su chi, cosa, dove, quando, come e perché in relazione alla violazione segnalata, così come qualsiasi prova a sostegno della stessa. Altre informazioni su come l’azienda potrebbe gestire al meglio la violazione segnalata sono benvenute. I segnalanti possono presentare segnalazioni in modo anonimo o scegliere di rivelare la propria identità.

Come vengono gestite le segnalazioni?

Personale autorizzato:

Il canale di segnalazione interno dell’azienda è gestito da personale autorizzato nominato in un documento separato. Il personale autorizzato è incaricato di ricevere e seguire le segnalazioni.

Fasi del processo:

– Ricevuta: la segnalazione è stata ricevuta dall’azienda
– Triaggio iniziale: il contenuto della segnalazione viene valutato per scopi di categorizzazione, misure preliminari, priorizzazione e assegnazione per ulteriori gestioni
– Elaborazione: la segnalazione viene gestita, la veridicità delle accuse viene valutata, viene condotta un’indagine interna o un’azione per il recupero dei fondi
– Indagine: l’accusa viene investigata
– Chiusura: il trattamento della segnalazione è completato; nessuna azione è considerata necessaria, l’indagine ha determinato che non è necessario alcun ulteriore approfondimento, la segnalazione è stata indirizzata a un altro processo o l’indagine è stata completata (con o senza conferma della violazione)

L’azienda si impegna a gestire le segnalazioni in modo tempestivo. Circostanze come la complessità della violazione segnalata, priorità concorrenti e altre ragioni impellenti possono richiedere un periodo prolungato per completare il trattamento della segnalazione. Le segnalazioni sono trattate in modo confidenziale, imparziale e senza pregiudizi o discriminazioni verso il segnalante o qualsiasi altra persona coinvolta o testimone della violazione segnalata.

Protezione contro le ritorsioni

Definizione e esempi di ritorsioni:

La ritorsione è qualsiasi atto o omissione, diretta o indiretta, che avviene in un contesto lavorativo, motivata da una segnalazione interna o esterna o da una divulgazione pubblica, e che causa o può causare danno ingiustificato al segnalante.

Le ritorsioni possono includere, ma non si limitano a:
– Sospensione, licenziamento o misure equivalenti
– Demansionamento o mancata promozione
– Cambio delle mansioni, cambio della sede di lavoro, riduzione dello stipendio, cambio dell’orario di lavoro
– Mancato accesso alla formazione
– Valutazione negativa delle prestazioni o referenze lavorative negative
– Imposizione o somministrazione di misure disciplinari, rimproveri o altre sanzioni, comprese sanzioni pecuniarie
– Coercizione, intimidazione, molestie o isolamento, discriminazione, trattamento svantaggioso o ingiusto
– Divulgazione dell’identità del segnalante
– Mancata conversione di un contratto di lavoro temporaneo in uno permanente
– Mancato rinnovo o termine anticipato di un contratto di lavoro temporaneo
– Danni alla reputazione, inclusi i social media, o perdite finanziarie, inclusa la perdita di affari e di reddito
– Inserimento in una lista nera su base settoriale o industriale, impedendo future opportunità di impiego
– Termine anticipato o cancellazione di un contratto per beni o servizi; cancellazione di una licenza o permesso
– Rinvii psichiatrici o medici

L’azienda adotta una politica di tolleranza zero per le ritorsioni. Qualsiasi forma di ritorsione, comprese le minacce e i tentativi di ritorsione, è proibita e deve essere immediatamente segnalata. Tali segnalazioni possono essere presentate utilizzando il canale di segnalazione interno dell’azienda. Chiunque sia coinvolto in atti di ritorsione può affrontare gravi conseguenze interne – e potenzialmente esterne – secondo la legislazione o i regolamenti applicabili. Se l’azienda identifica chiunque coinvolto in atti di ritorsione, questi individui saranno soggetti a azioni disciplinari, che possono includere il licenziamento.

Protezione contro le ritorsioni:

L’azienda prende tutte le misure ragionevoli per proteggere i segnalanti dalle ritorsioni. Se si accerta che le ritorsioni stanno avvenendo o sono avvenute, l’azienda prenderà misure per fermare e affrontare tale condotta e sostenere il segnalante. Se è necessario un risarcimento, l’azienda, per quanto possibile, ripristinerà la situazione del segnalante come se non avesse subito ritorsioni.

Esempi di misure di protezione includono:
– Ripristino del segnalante nella stessa o equivalente posizione, con pari stipendio, responsabilità, posizione lavorativa e reputazione
– Equo accesso a promozioni, formazione, opportunità, benefici ed entitlements
– Ripristino della posizione commerciale precedente rispetto all’organizzazione
– Ritiro del contenzioso
– Scuse per eventuali danni subiti
– Compensazione per danni subiti

Dopo una segnalazione, il personale autorizzato farà una valutazione del rischio di ritorsioni contro il segnalante. A seconda delle fonti di danno identificate attraverso la valutazione del rischio, il personale autorizzato identificherà e implementerà strategie e azioni per prevenire tali ritorsioni o contenere la condotta di ritorsione identificata per prevenire ulteriori danni.

Conservazione delle segnalazioni

Se una violazione segnalata non è confermata dal personale autorizzato e i dati relativi non sono richiesti dall’azienda per ulteriori procedimenti, la segnalazione e tutte le informazioni raccolte correlate alla segnalazione e al suo trattamento saranno permanentemente cancellate dopo la chiusura del caso e dopo il periodo di conservazione definito in un documento separato. Se una violazione segnalata è confermata, la segnalazione e tutte le informazioni raccolte correlate alla segnalazione e al suo trattamento saranno conservate per tutto il tempo necessario per l’affermazione e l’esercizio o la difesa delle rispettive pretese legali.